Hinweisgeberschutzgesetz

Unternehmensleitbild

In unserer Firma legen wir höchsten Wert auf Integrität, Transparenz und Verantwortung. Wir sind uns bewusst, dass Vertrauen die Grundlage jeder erfolgreichen Beziehung ist, sei es zwischen unseren Kunden und uns oder innerhalb unseres eigenen Unternehmens. Aus diesem Grund nehmen wir das Hinweisgeberschutzgesetz ernst und verpflichten uns, diejenigen zu schützen, die mögliche Verstöße gegen geltende Gesetze, Vorschriften oder ethische Standards melden.

Unser Leitbild zum Hinweisgeberschutzgesetz umfasst folgende Grundsätze:

• Vertraulichkeit und Anonymität: Wir garantieren jedem Hinweisgeber absolute Vertraulichkeit und die Möglichkeit, anonym zu bleiben, wenn gewünscht. Wir respektieren den Mut und die Integrität jedes Hinweisgebers und behandeln ihre Informationen mit äußerster Sensibilität.
• Nicht-Diskriminierung und Schutz vor Repressalien: Wir verpflichten uns, sicherzustellen, dass Hinweisgeber keinerlei Repressalien oder Diskriminierung ausgesetzt sind. Jeder Hinweis wird fair und unvoreingenommen behandelt, unabhängig von der Position oder dem Status des Hinweisgebers.
• Ethisches Verhalten und Regeltreue: Wir unterstützen eine Unternehmenskultur, die auf Ethik, Integrität und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften basiert. Wir ermutigen unsere Mitarbeitenden und Geschäftspartner, potenzielle Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu melden.
• Rückmeldung und Nachverfolgung: Wir verpflichten uns, alle Hinweise sorgfältig zu prüfen und angemessen zu reagieren. Wir halten den Hinweisgeber über den Fortschritt und die Ergebnisse der Untersuchung informiert, sofern dies möglich ist, ohne die Vertraulichkeit zu gefährden.
• Kontinuierliche Verbesserung: Wir streben kontinuierlich danach, unsere Prozesse und Richtlinien zum Schutz von Hinweisgebern zu verbessern. Wir nehmen konstruktive Kritik ernst und setzen uns aktiv dafür ein, ein Umfeld zu schaffen, in dem ethisches Verhalten und die Meldung von Verstößen gefördert werden.

Indem wir uns konsequent an diese Grundsätze halten, stärken wir nicht nur das Vertrauen unserer Kunden und Mitarbeitenden, sondern tragen auch zur Förderung einer transparenten und verantwortungsvollen Unternehmenskultur bei.

Wer kann eine Meldung abgeben?

Alle Mitarbeitenden und alle externen Personen wie Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten können eine Meldung abgeben.

Was kann gemeldet werden?

Es können alle konkreten Beobachtungen gemeldet werden, die auf folgende Punkte hindeuten:

• Straftatbestände (insbesondere Betrug und fehlerhafte Rechnungslegung, Korruption)
• Verstöße gegen andere gesetzliche Vorschriften
• Verhaltensweisen, die einen erheblichen Schaden für unser Unternehmen verursachen können (z.B. Missachtung von Interessenkonflikten, d.h. geschäftliche Entscheidungen werden im privaten Interesse getroffen)

Beobachtungen, die lediglich auf ein im Unternehmensinteresse unerwünschtes Verhalten hindeuten, das keine erheblichen Auswirkungen hat (bspw. unfreundliches Verhalten im Berufsalltag) sollen nicht gemeldet werden. Meldungen mit einem solchen Inhalt werden nicht bearbeitet.

Wie kann gemeldet werden?

Über den digitalen Meldekanal https://grunerbau.noviblower.pro/ad8b8/tickets oder den folgenden Link

Interne Meldestelle Gruner

Bin ich bei Meldungen geschützt?

Der Inhalt der Meldung und der Kommunikation mit der Meldestelle auf der IT-Plattform ist mit einem hohen Standard gegen unbefugte Einsichten geschützt. Wenn Sie Ihre persönlichen Daten nennen, sind diese unseren Fallbearbeitern, unseres unabhängigen Beraters INSECCO und ggf. bei einer internen Untersuchung zur Aufklärung des Sachverhalts hinzugezogenen weiteren Fallbearbeitern zugänglich. Es ist nicht auszuschließen, dass wir von der Meldung betroffenen Personen die Quelle nennen müssen, aus der ihre personenbezogenen Daten stammen. Wenn wir die Identität der hinweisgebenden Person kennen, kann es also sein, dass die von der Meldung betroffene Person erfährt, wer sie beschuldigt hat.

Wer empfängt die Meldung?

Die Meldung wird in unserem Auftrag von INSECCO (www.insecco.de) als unabhängigem Berater entgegengenommen. INSECCO arbeitet mit unseren Fallbearbeitern eng zusammen, kommuniziert mit der hinweisgebenden Person und berät uns bei den ggf. zur Aufarbeitung notwendigen Maßnahmen. Unsere Fallbearbeiter haben ebenfalls direkten Zugriff auf den Inhalt der Meldungen und die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person.

Wie kann die hinweisgebende Person mit der internen Meldestelle kommunizieren?

Über die Case-ID und das zugehörige Passwort kann sich die hinweisgebende Person jederzeit einloggen, mit den Fallbearbeitern von kommunizieren, deren Fragen beantworten, ggf. weitere Angaben machen und Dateien hochladen. Case-ID wird bei der Meldung automatisch vergeben. Ein Passwort ist selbst zu wählen.

Was geschieht nach einer Meldung?

Bei stichhaltigen Meldungen klären wir den Sachverhalt auf (soweit es uns möglich ist) und ergreifen die erforderlichen Maßnahmen.

Wer entscheidet über die Aufarbeitung von Meldungen?

Über die Durchführung einer internen Untersuchung zur Aufklärung möglicher Unregelmäßigkeiten und über den Abschuss des Verfahrens entscheidet eigenständig und unabhängig das Reporting Office.

Was geschieht nach der Aufarbeitung einer Meldung?

Das von der Geschäftsleitung gebildete Compliance Team entscheidet auf Basis der ihnen vom Reporting Office übermittelten Informationen und der Empfehlungen ggf. über weitere Maßnahmen disziplinarischer oder organisatorischer Art.

Welche Informationen erhält die hinweisgebende Person?

Die hinweisgebende Person erhält zeitnah eine Bestätigung des Eingangs ihrer Meldung und wird nach dem Abschluss der Untersuchungen über das Ergebnis und die ggf. gezogenen Konsequenzen unterrichtet.

Gibt es weitere Möglichkeiten einer internen Meldung?

Sie können sich – wie bisher auch – an Ihre/-n Vorgesetzte/-n, den HR-Bereich oder die Geschäftsleitung wenden.

Gibt es auch externe Meldekanäle?

Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt vor, dass neben den internen Meldestellen der jeweiligen Beschäftigungsgeber externe Meldestellen von der öffentlichen Hand eingerichtet werden. Eine zentrale externe Meldestelle wurde beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet. Daneben bestehen externe Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie beim Bundeskartellamt. Den Ländern steht es frei, für die Meldungen, die die jeweiligen Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen, eigene externe Meldestellen einzurichten. Darüber hinaus existieren entsprechende Meldeverfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen und sonstige Stellen der Europäischen Union. Hierunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (AESA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA).Die hinweisgebenden Personen sollen jedoch in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Stand: 27.02.2024